El pasado 9 de Mayo tuvo lugar, en la sede del IE en Madrid, un nuevo evento organizado por el IE Supply Chain Club. En esta ocasión, el tema seleccionado es de máxima actualidad: la digitalización de la cadena de suministro. En concreto, la atención de las exposiciones se centró en la transformación necesaria de las operaciones de compras indirectas, o también llamadas MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones). Es decir, todas aquellas operaciones de compras de materiales que no tienen un precio elevado, no son estratégicas para la empresa (salvo en algunos casos) y representan un alto volumen de trabajo.

La digitalización ha llegado para facilitar la ejecución de una gran cantidad de actividades en las empresas, para automatizar un gran número de operaciones, y el campo de las compras MRO es uno de los que se fijan como objetivo las grandes empresas, que ven cómo pierden valor o margen de beneficio en operaciones que no son las más significativas.

En el conjunto de conferencias se pudieron ver diferentes puntos de vista: el de dos importantes proveedores de este tipo de referencias MRO: RS Components y Lyreco; el de una empresa que ha transformado sus operaciones de compras para adaptarlas a las exigencias de los nuevos tiempos: Indra; y por último el de una empresa centrada en ofrecer soluciones de software para la gestión empresarial: SAP Ariba.

Los ponentes del evento: Miguel Martín (SAP Ariba), Juan Carlos González (RS Components), Chus Recio (Indra) y Ester Galindo (Lyreco)

A continuación, las ideas principales de cada una de las exposiciones:

RS Components – Juan Carlos González Pan

Juan Carlos González, Head of e-business Iberia de la compañía, expuso sus ideas respecto a qué es lo que aporta la tecnología digital a las compras indirectas.

Como ejemplo del eje central de su mensaje, puso un vídeo en el que se podía ver cómo el asistente de Google le gestionaba a una persona una cita en una peluquería. El asistente hacía una llamada telefónica a la peluquería y establecía un diálogo con otro asistente digital, al final del cual la cita quedaba correctamente gestionada.

En definitiva, la tecnología digital consigue facilitar y hacer más efectivas uno conjunto de tareas rutinarias que no aportan gran valor, pero suponen un coste. La idea se trasladaba inmediatamente al tema que ocupaba el evento: las compras MRO o indirectas.

Pero, para que una empresa pueda aprovechar todo el beneficio potencial de las herramientas digitales, se debe cumplir un requisito que es representado por una palabra: compliance. Es decir, las herramientas que se utilicen deben cumplir con las expectativas generadas, y dar el resultado esperado. Y para ello, es necesario superar una serie de fricciones que aparecen en el proceso de digitalización:

  • Fricción por interacción: Es la fricción que se debe a tener que manejar herramientas demasiado complejas, o que no ofrecen una experiencia de usuario satisfactoria. Se resuelve con la mejora continua de los procesos.
  • Fricción cognitiva: Es la fricción debida a la información disponible y su gestión, tanto por parte de los proveedores como por la de la propia empresa. Para superarla es necesaria la implicación de los proveedores, una formación continua y una optimización en la gestión de los documentos.
  • Fricción emocional: Situada en la parte superior de la pirámide que se mostraba en pantalla, este tipo de resistencia es quizás la más compleja de las tres, ya que se trata de la dificultad de asumir, por parte de las personas implicadas, que el contexto en el que deben desarrollar sus actividades cambia constantemente, y la forma de relacionarse con otros agentes implicados en su trabajo diario ya no es la misma, etc. Para vencer este último tipo de resistencia es imprescindible trabajar en modelos de herramientas que se adapten a la PERSONA.

Lyreco – Ester Galindo

Ester Galindo, Digital Manager de Lyreco Iberia, habló de la automatización los aprovisionamientos, ofreciendo una visión global del proceso: acceso a los catálogos – envío de pedidos – recepción de albarán – factura.

Destacó la importancia de ofrecer, por parte de los proveedores, soluciones adaptadas a la realidad de cada cliente, en cuanto a software, etc.

Describió diferentes alternativas que su compañía había adoptado para ofrecer el mejor servicio a sus clientes, y que incluían la utilización de diferentes tipos de catálogos (estáticos, dinámicos, punch out o peticionarios), diferentes plataformas de gestión de pedidos en función del software que utilice el cliente para realizar sus compras, etc.

La trasformación digital es una realidad que supone un cambio de paradigma al que hay que adaptarse. Pero en medio de la gran abundancia de tecnologías y posibilidades que existen, siempre se debe mantener el CONTROL en el proceso de digitalización.

Su recomendación es la realización de test, así como el aprendizaje prueba / error, y la utilización siempre de una filosofía de trabajo centrada en el cliente (customer centric). Su compañía no es partidaria de utilizar todas y cada una de las herramientas que salen al mercado, pero sí va adoptando las que son necesarias, a veces en una zona geográfica concreta. Por ejemplo, utilizan LINE como herramienta de comunicación con sus clientes en Asia.

Indra – Chus Recio

Chus Recio, Responsable de procesos y gestión del cambio en el Área de Compras, describió el proceso de transformación que había tenido lugar en el área de compras de su compañía.

Comenzó su exposición explicando los tres elementos principales que habían actuado como disparadores del proceso de transformación, que seguramente están presentes en muchas más compañías de todo tipo:

  1. Cambio en el modelo de negocio.
  2. Alto impacto de las compras en la cuenta de resultados.
  3. Bajo valor aportado por la función de Compras.

La compañía debía ganar en agilidad en sus operaciones de compras, disminuir los costes y lograr que la función de compras aportara más valor al sistema, haciendo que sus actividades no fueran meramente transaccionales.

A lo largo de su exposición, detalló las diferentes líneas de trabajo que se establecieron, y las etapas que se desarrollaron, describiendo los importantes beneficios que resultaron de todo el proceso de transformación.

Los principales cambios que se realizaron fueron:

  • Integración de la función Compras en las fases de gestión de proyectos en las que podían aportar valor.
  • Cambios en los mecanismos de aprovisionamiento.
  • Homologación y concentración de proveedores.
  • Cambios en la estructura organizativa, para adaptarla a los nuevos procesos establecidos.
  • Racionalización de los materiales comprados, reduciendo de forma significativa el número de referencias.

Asimismo, se establecieron dos líneas de trabajo que debían estar presentes en todos los demás cambios que se produjeran: tener en cuenta a todas las partes interesadas del proceso (stakeholders), y gestionar correctamente el cambio.

SAP Ariba – Miguel Martín López

Miguel Martín, Director de Network Value Engineering, centró su exposición en los elementos más importantes que la tecnología digital ofrece para las operaciones de compras: Digital game-changers for procurement:

  1. Adoption X compliance: combinación de factores que consiguen potenciar el efecto positivo de las tecnologías digitales. Se debe trasladar a las empresas el concepto de experiencia de uso que se ha trabajado intensivamente en el contexto de usuario final. Asimismo, las plataformas digitales deben ofrecer resultados conformes a las expectativas generadas.
  2. Aplicaciones (Apps): cada vez más operaciones se realizarán en el contexto de aplicaciones diseñadas para adaptarse perfectamente a las necesidades de cada empresa. El negocio de las open APIs (Application Programming Interface – acceso a cierta parte del código de un software, que permite a un programador hacer una personalización, o conectar una aplicación con otra, o con otro software) va a superar el trillón de dólares en 2020, según un estudio de McKinsey.
  3. Redes de negocios (Business networks) – Marketplaces: una opción muy potente para pequeños negocios que no cuentan con una infraestructura de marketing con potencia suficiente, pero pueden ofrecer productos y servicios de gran valor.
  4. Big Data: una tecnología que implica un conjunto de técnicas analíticas que ya están revolucionando la manera de operar y tomar decisiones de muchas compañías. Su presencia en los próximos años se espera que aumente exponencialmente.
  5. Responsabilidad corporativa (“Clear is the new clever”): la transparencia, la equidad, etc., son elementos cada vez más valorados por los usuarios. Las redes sociales y su gran potencial de divulgación de información han sido un factor clave en el desarrollo de este elemento.
  6. Asistentes virtuales: una gran cantidad de operaciones repetitivas y de cierta simplicidad serán automatizadas mediante estas aplicaciones de software.
  7. Visión 360 º con proveedores: de manera análoga a los programas CRM, se deben establecer programas de Supplier Relationship Management, de manera que se pueda mejorar la gestión de las compras. Estas herramientas ofrecen una clasificación de los diferentes proveedores disponibles, valorándolos según diferentes parámetros a partir de informaciones de distintos orígenes (referencias en prensa, opiniones de usuarios, redes sociales, etc.).
  8. Non User Interface (NUI): tecnologías que disminuyen la necesidad de la presencia de un usuario físico para la realización de tareas de control y seguimiento: Realidad Aumentada, drones, etc. Estas tecnologías, en función de su campo de aplicación y de las tareas que tengan encomendadas, pueden detectar necesidades y lanzar pedidos a los proveedores por sí mismas.

En el posterior turno de preguntas se trataron dos temas muy relevantes:

  • Elevar la función de Compras al nivel que merece: se trata de sacarla del contexto transaccional en el que está situada en muchas empresas, y colocarla al lado de donde se genera el negocio. Para ello, y una vez detectada la necesidad de hacer esto, la tecnología puede hacer una contribución decisiva.
  • Digitalización del proceso de negociación: la inteligencia artificial será capaz de enriquecer las negociaciones, tomando como referencia fundamental el VALOR de lo negociado, y no solo el precio. Gracias a la inteligencia artificial, el comprador será capaz de conocer el qué momento se obtendrá un mejor precio para ciertas mercancías, cuáles van a ser las necesidades de la empresa (anticipación), qué proveedor es mejor, etc.

El evento concluyó con el tradicional cocktail para poder seguir charlando y practicar el networking.

Conversando con Alfredo Castillo, de RS Components, durante el networking.