No se trata de un trabalenguas, ni de un juego de adivinanzas. Son las preguntas fundamentales que debes saber responder si de verdad quieres ser productivo en tu trabajo y, en general, en tu vida. ¿Te has hecho estas preguntas alguna vez?
Hace años que trato de aumentar mi productividad. En un principio empecé a utilizar una herramienta básica: una lista de tareas. En ella iba recopilando todas las tareas que tenía que hacer.
Aparte utilizaba una libreta o cuaderno de notas donde iba apuntando informaciones complementarias que necesitaría más tarde.
Este sistema puede responder al QUÉ. Sabes lo que tienes que hacer.
Incluso puedes establecer el CUÁNDO. Puedes ordenar las tareas por su prioridad. Puedes utilizar una agenda en la que programarte lo que harás con el tiempo disponible.
Pero ya empieza a ser un sistema demasiado básico cuando tus tareas tienen varios orígenes, corresponden a diferentes áreas, se combinan tareas urgentes con otras importantes aunque no urgentes, hay tareas que debes hacer en un contexto determinado , o con otra persona, etc.
Se ve claramente que el tema se complica, ¿verdad?
Saber simplemente QUÉ debes hacer no es suficiente. No hay horas en el día que te permitan eliminar todas las tareas de tu lista. Y tu lista va creciendo y creciendo, y tu estrés y desorientación también.
Tampoco es suficiente saber CUÁNDO tienes que hacer algo. Muchas veces te sucederá que cuando te pones con la tarea programada para un momento, llega otra más urgente que le quita el primer puesto.
Y así hasta el agotamiento. Después de muchas horas de trabajo te das cuenta de que tu lista sigue siendo enorme, y lo peor es que las tareas IMPORTANTES se han quedado pendientes.
Con el tiempo he ido utilizando diferentes herramientas que me han permitido ir mejorando mi rendimiento, pero que se han ido quedando cortas para mí:
- Lista de tareas de Microsoft Outlook
- Lista de tareas de Google Gmail
- Google Calendar
- Evernote
- Azendoo
Finalmente descubrí la pregunta más importante de todas las que debes hacerte ante tus tareas: POR QUÉ.
¿Por qué debo hacer esta tarea? ¿Por qué hoy? ¿Por qué aquí?
Este gran descubrimiento vino a mí cuando trataba denodadamente de alcanzar el equilibrio entre las diferentes facetas de mi vida: personal, profesional y familiar.
Tú también tienes todas esas facetas, ¿a que sí?
Y ¿no sientes que es muy complicado tenerlas todas atendidas como es debido?
Seguramente tienes proyectos personales y/o familiares que están cogiendo polvo en algún rincón de tu memoria, mientras tu lista de tareas urgentes crece y crece. Y en tu vida profesional tampoco logras hacer muchos adelantos.
Pero si utilizas algún sistema que te permita responder a todas las preguntas del título de este artículo, y hacerlo consumiendo los mínimos recursos, verás cómo tu situación cambia radicalmente.
Sobre todo, si respondes adecuadamente a POR QUÉ.
Serás capaz de analizar el tiempo que dedicas a cada faceta de tu vida, tus prioridades y tus objetivos. Para ti será como abrir una ventana a un mundo más colorido y luminoso.
Eso sí, seguirás teniendo mucho que hacer. Eso es inevitable. Pero sentirás que avanzas en todo aquello que te importa.
Mi indagación me ha llevado recientemente a empezar a utilizar Facile Things, una herramienta muy potente para poner en práctica la filosofía GTD (Get Things Done).
Evidentemente hay mucho de lo que hablar sobre este tema.
De momento, decirte que me parece el sistema más potente que he tenido nunca. Me permite ser muy productivo y a la vez estar tranquilo, disminuyendo bastante el estrés y consiguiendo alcanzar más metas.
El blog de Facile Things proporciona mucha y muy buena información respecto a GTD, y también es muy útil el libro GTD para dummies, de Jero Sánchez, que se puede descargar gratis en su página.
Responder a una serie de preguntas, de las que POR QUÉ es la más importante, sin duda te ayudará a ser más productivo. Y más feliz.
¿Cómo gestionas tú todo lo que tienes que hacer? Me puedes dejar tus comentarios más abajo, o en redes sociales.