Hoy en día uno de los activos más importantes en la operación de cualquier negocio es la información. Por tanto, si gestionas la información de una manera eficaz tienes una mayor posibilidad de éxito.

Fotografía: John

Para poder navegar en las turbulentas aguas de los mercados actuales, tu negocio debe ser rápido, eficaz, adaptable y muy fiable.

Es la única manera de convencer a los clientes y darles la confianza que necesitan para comprar.

Pero, ¿qué sucede cuando la información no fluye adecuadamente dentro de tu negocio?

Puedes encontrarte con varios tipos de problemas:

• Lentitud en las respuestas a los clientes.
• Inexactitud en la información suministrada a nivel interno o externo.
• Incoherencia entre diferentes informaciones que se deben utilizar para tomar decisiones.
• Errores en la producción o prestación de servicios.
• Y un largo etcétera.

El tipo de organización en el que casi todos los negocios han invertido sus esfuerzos desde hace décadas pone como centro de su atención la división de las funciones en distintas áreas o departamentos que deben optimizar al máximo su funcionamiento individual y eliminar los posibles fallos.

Pero el rodaje de este tipo de organización a lo largo del tiempo hace que cada área produzca y gestione su propia información, incompatible muchas veces con la que necesitan las demás.

Los datos suministrados por el área comercial no son aplicables directamente para hacer un plan de producción y deben ser procesados o traducidos.

La información financiera no es utilizable, y a veces es difícilmente comprensible, para el área productiva, que a su vez debe traducir sus datos para los comerciales o para el área de logística o proyectos.

La progresiva aceleración de los mercados ha hecho que la mayoría de los negocios hayan invertido enormes cantidades de esfuerzo y dinero para agilizar estos procesos de gestión de la información.
Pero aún sigue siendo un gran coste, y una fuente importante de errores.

¿Cuál es el caso de tu negocio?

La nuevas tecnologías hacen posible que todos los negocios aceleren considerablemente su gestión de la información.

Internet y la nube están revolucionando la forma de trabajar en este sentido.

Aquí tienes algunos aspectos de esta revolución:

1. Mayor rapidez y precisión en las respuestas necesarias, dado que todo el mundo sabe exactamente dónde buscar la información demandada, que está accesible siempre y es contrastada por todos los implicados.
2. Mayor coherencia en la información utilizada para la toma de decisiones, puesto que los datos necesarios deben ser aportados a un lugar y en un formato centrales.
3. Reducción de duplicidades, al utilizar todas las áreas del negocio la información centralizada para su gestión.
4. Mayor eficacia en los trabajos en equipo, al poder procesar la información en común en tiempo real, salvando incluso distancias geográficas grandes.

Para poder disfrutar de todas estas ventajas, no obstante, tu negocio deberá hacer un esfuerzo en:

• Decidir qué información será centralizada y cómo se hará.
• Buscar un lugar de entendimiento entre las diferentes áreas del negocio: un vocabulario comprensible para todos a la hora de gestionar el día a día y en el momento de tomar decisiones. Cada área seguirá procesando su información con sus criterios, pero aquélla que se ponga en común para todos deberá ser entendible y coherente.
• Estructurar los canales por los que circulará la información: servidores internos, software de trabajo en la nube, red social corporativa, etc.
• Establecer unas reglas de funcionamiento del sistema.

Sin duda, de todos los esfuerzos que tu negocio hace cada día, éste es uno de los que de verdad merece la pena.

¿Cómo se gestiona en tu negocio la información? ¿Ocasiona dificultades esta gestión? Puedes dejarme tus comentarios un poco más abajo, o también en las redes sociales.