Muchas veces has deseado tener un mapa que te diga exactamente en qué dirección debes moverte para llegar a tu objetivo, a la meta que te has marcado. Te has imaginado con un mapa del tesoro en la mano, siguiendo sus instrucciones para conseguir el premio final.
Fotografía: Miguel Rodríguez
Afortunadamente, tienes la posibilidad de tener uno de estos mapas, y además es muy sencillo.
Se trata del mapa de procesos.
Sin duda hay otras herramientas que aportan mucha y muy buena información para la toma de decisiones y para dirigir los esfuerzos en el día a día. Un ejemplo es el canvas business model, realmente útil para ordenar y analizar de manera sencilla toda la información crítica relacionada con un negocio.
Pero creo que el mapa de procesos es la herramienta más completa, adaptable y fiable para estudiar y analizar la operativa de un negocio, de un Departamento o de un puesto de trabajo. La podrías utilizar incluso para analizar algunos de los procesos por los que riges tu vida personal.
Si lo que quieres es un mapa al detalle que te indique cómo vas progresando y cuál sería el mejor camino para llegar a la meta, ese es el mapa de procesos.
Por si no conoces exactamente lo que es un proceso (según ISO 9001), ahí va la definición: un proceso es un conjunto de actividades que transforman un input o entrada en un output o salida, consumiendo para ello unos recursos, y pudiendo ejercerse sobre él el control necesario.
Ejemplos: el proceso comercial de cualquier negocio transforma oportunidades de venta en ventas reales. El proceso productivo de una fábrica transforma materias primas en productos. El proceso por el que escribo en el blog transforma ideas y conocimientos en artículos publicados.
El conjunto ordenado de los procesos y las interacciones que hay entre ellos conforman el mapa de procesos. Según sea tu caso, deberás complicarlo más o menos, establecer más o menos indicadores (variables a medir para obtener del proceso la información requerida, por ejemplo las ventas que se consiguen en relación con las ofertas que se presentan) para cada uno de los procesos, etc.
Es decir, se trata de una herramienta que tú adaptas por completo a tu negocio, departamento o puesto de trabajo, o a tu vida personal.
Analizando en detalle cada uno de los procesos, ellos mismos te darán la mejor información disponible para tu toma de decisiones. Qué es lo que funciona bien, qué funciona regular o mal, qué actividades tienes bien controladas y cuáles no, etc.
La manera de construir tu mapa de procesos es muy simple:
- Delimita lo que vas a analizar: todo tu negocio, un área, tu puesto de trabajo,…
- Haz un inventario de las actividades que comprende el área analizada.
- Agrupa las actividades en los procesos que correspondan. Te darás cuenta de forma natural qué actividades conforman qué procesos.
- Analiza bien las entradas y salidas de cada proceso.
- Analiza bien los recursos que consume cada proceso, y cómo establecer los controles necesarios.
- Analiza muy bien las interacciones existentes entre los diferentes procesos.
- Pon unos indicadores con los que puedas trabajar de manera eficiente y cómoda, y que te suministren información de calidad.
- Sé riguroso a la hora de medir, analizar y decidir.
Si sigues estos pasos, verás cómo en poco tiempo estarás disfrutando del gran potencial de esta herramienta.
Te sentirás como si tuvieras un mapa del tesoro en las manos.
¿Cuál consideras tú que es tu mapa del tesoro? Me puedes dejar tus comentarios un poco más abajo, o también en las redes sociales.